Erfolgreiches Online Marketing basiert auf dem Zusammenspiel verschiedener Komponenten wie Gestaltung, Betriebswirtschaft und technischer Umsetzung. Eine sorgfältig geplante Zusammenarbeit im Team bildet die Grundlage für den Erfolg. Bei der gemeinsamen Projektarbeit kommen verschiedene Tools zum Einsatz, die eine strukturierte Vorgehensweise ermöglichen und die Arbeit erleichtern.
Projektmanagement: Basis für effizientes Arbeiten
Die Planung und Durchführung einer Online-Marketingkampagne ist ein Projekt, das nur durch das reibungslose Zusammenspiel einzelner Komponenten zum Erfolg geführt wird. Einzelne Teammitglieder, von denen jeder auf einem speziellen Gebiet bestimmte Kernkompetenzen hat, arbeiten gemeinsam an der Umsetzung. Damit dieser Prozess so effizient wie möglich abläuft, ist eine Strategie in Form eines Projektmanagements erforderlich. Dieses dient dazu, die Online-Marketingkampagne unter Berücksichtigung des Zeitfensters zu planen, zu überwachen und bis zum Erreichen des definierten Zieles zu steuern.
Teamarbeit bedarf immer einer Koordination. Wie Zahnräder in einem Uhrwerk müssen die einzelnen Projektphasen ineinandergreifen. Längst arbeiten die rekrutierten Experten in der Gegenwart nicht mehr zwangsläufig in einem Büro oder an einem Ort zusammen. Dank moderner Technologien spielt die räumliche Trennung für eine erfolgreiche Projektarbeit nur noch eine untergeordnete Rolle. Kommunikation in Echtzeit ist über Kontinente hinweg möglich und digitale Speicherorte für Informationen, Daten, Dateien, Dokumente und Listen sind für jedes Teammitglied von jedem beliebigen Ort zugänglich.
Wichtiges Tool: Digitales Daten-Managementsystem
Eine konstruktive Zusammenarbeit im Team ist die Grundlage jeder Projektarbeit. In der Praxis bedeutet das, dass alle involvierten Experten Zugriff auf Dateien, Informationen, Newsfeeds, Objekte und Elemente – kurz digitale Daten – haben. Ein digitales Daten-Managementsystem sorgt für Ordnung, solange sich jeder Mitarbeiter an die zuvor definierten Regeln hält und die Daten regelmäßig pflegt. Um die Arbeit zu erleichtern, sind eindeutige Kennzeichnungen für jedes Projekt erforderlich. Der digitale Ordner-Baum besteht aus einem Projektordner und diversen Unterordnern mit einer unzweideutigen Kennzeichnung. Dort werden unter anderem Bilder, Tabellen, Grafiken, Videos, Präsentationen und Zwischenergebnisse abgelegt und für alle Teammitglieder zugänglich gemacht. Zu den am häufigsten verwendeten Tools im Dokumentenmanagement zählen Google Drive und Dropbox.
Terminkontrolle mit dem Zeitmanagement
Das Zeitmanagement ist ein Tool in der teambasierten Projektarbeit, das die aktive Mitarbeit aller Mitglieder erfordert. In diesem Tool wird festgelegt, bis zu welchen Zeitpunkt bestimmte Teilschritte abgeschlossen sein müssen und wie lange jeder Prozess maximal dauern darf. Dennoch ist das Zeitmanagement kein starres Gebilde. Da unvorhersehbare Ereignisse während der Arbeit an einem Projekt immer wieder zu Überschreitungen des Zeitlimits führen können, sollten Zeitpuffer eingebaut werden. Der Zeitplan gibt dem Projekt einen Rahmen, ohne eine starre Terminbindung.
Ein wichtiges Mittel im Zeitmanagement ist die Zeiterfassung. Die Teammitglieder sind angehalten, sämtliche Tätigkeiten in einer Zeitdatenbank einzutragen. Auf diese Weise kann mit einem Mausklick überprüft werden, welche Aufgaben im vorgegebenen Rahmen erledigt wurden und für welche die Zeit zu knapp bemessen war. Zeiterfassungstools wie Toggl, Time Tac oder Clockodoo wurden speziell für eine teambasierte Projektarbeit entwickelt.
Tools für die Kommunikation
Die Kommunikation ist bei einer gemeinsamen Projektarbeit die Basis für ein effizientes Arbeiten. Längst erfolgt diese nicht mehr ausschließlich per E-Mail oder über Messenger. Spezielle Anbieter wie Slack, Yammer, Podio oder Skype for business ermöglichen eine störungsfreie Kommunikation und einen zügigen Datenaustausch. Teilweise können Benachrichtigungen aus Apps wie Google Drive oder Trello direkt in einen Stream eingebunden werden. Bei Yammer wird der Versand von E-Mails beispielsweise durch einen Post in der zuvor gegründeten Gruppe ersetzt. Unterschiedliche Gruppen können von einem Moderator im Auge behalten werden, der bei Bedarf die passenden Antworten liefert.